RPA - Robotic Process Automation

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RPA - Robotic Process Automation 저자: Mind Map: RPA - Robotic Process Automation

1. O que é

1.1. RPA

1.1.1. Uma ferramenta de “produtividade” (vendida como licenciada software) que permite ao usuário configurar um ou mais “bots” (que atuam como scripts para ativar pressionamentos de teclas específicas).

1.1.2. ▪ Esses "bots" se sobrepõem a uma ou mais Aplicações de Software.

1.1.3. ▪ Os "bots" podem ser usados ​​para imitar ou emular tarefas selecionadas dentro de um negócio ou processo de TI.

1.1.4. ▪ Isso pode incluir manipulação de dados, passando dados de / para diferentes aplicativos, desencadeando respostas ou executando uma transação

1.2. Hyper automação

1.2.1. A hiperautomação orientada a negócios é uma abordagem disciplinada que as organizações usam para identificar, examinar e automatizar rapidamente o maior número possível de processos de negócios e TI. A hiperutomação envolve o uso orquestrado de várias tecnologias, ferramentas ou plataformas. Exemplos desses incluem IA, aprendizado de máquina, arquitetura de software orientada a eventos, automação de processos robóticos (RPA), suíte BPM inteligente, plataforma de integração como serviço, ferramentas de baixo código e outros tipos de ferramentas de automação de decisões, processos e tarefas .

2. Objetivo

2.1. Automatizar processos repetitivas operadas por humanos.

3. Vantagens

3.1. Automatizar tarefas corriqueiras (produtividade),

3.2. Colaboradores mais focados no que realmente importa,

3.3. Maior motivação e produtividade (caráter emocional),

3.4. Menos erros nos processos,

3.5. Análises facilitadas e bem estruturadas (compilar e interpretar dados armazenados)

3.6. Redução de custos e melhorias de processo,

3.7. Melhora na comunicação (Ex. Controlar agenda e de contatos com clientes e enviar, mensagens automáticas, oferecendo produtos ou alertando sobre promoções.),

3.8. Integração com outras ferramentas e sistemas (Boa integração com ERP e BPM).

4. Os 5 tipos de processo mais comumente automatizados

4.1. Alerta

4.1.1. Os processos de alerta notificam as partes interessadas sobre alterações de dados relevantes ou prazos de tarefas futuros. Essas são ótimas oportunidades para o RPA porque geralmente dependem fortemente de regras definidas, como o tempo de um processo e quais indivíduos precisam ser notificados. Eu a função de atendimento ao cliente n, por exemplo, um bot pode notificar os funcionários quando um contrato está prestes a expirar, levando-os a tomar medidas. Isso permite que o funcionário inicialmente responsável por essa tarefa de alerta fique livre para assumir atividades de maior valor.

4.1.1.1. Os processos de alerta notificam as partes interessadas sobre alterações de dados relevantes ou prazos de tarefas futuros.

4.2. Cálculo

4.2.1. Os processos de cálculo realizam cálculos nos dados para derivar novos valores ou métricas. O RPA é ótimo para cálculos, já que geralmente existem regras claras e definidas, e a automação pode conduzir esses cálculos muito mais rápido do que os humanos. Um tipo de processo popular para RPA, muitas vezes é aproveitado na função de finanças para tarefas como reconciliação de contas e cálculo de declarações de impostos pró-forma.

4.2.1.1. cálculos nos dados para derivar novos valores ou métricas.

4.3. Migração

4.3.1. Os processos de migração movem ou consolidam dados entre sistemas ou documentos sem alterar os dados originais. Um exemplo de como o RPA pode ser usado para um processo de migração é o RH. Ele pode usar o RPA para garantir que os novos dados de contratação sejam preenchidos em todos os sistemas relevantes, como portais de benefícios de RH e sistemas de TI. Outra é da função de atendimento ao cliente: as organizações podem aproveitar o RPA para atualizar as atribuições de território dos representantes do cliente em um sistema CRM.

4.3.1.1. movem ou consolidam dados entre sistemas ou documentos sem alterar os dados originais.

4.4. Comunicando

4.4.1. Os processos de relatório compilam e liberam dados ou informações para indivíduos ou grupos específicos. O RPA é uma boa opção para processos de relatório porque eles geralmente são baseados em regras e podem ser programados para ocorrer de forma rotineira. Tanto a cadeia de suprimentos quanto a função de atendimento ao cliente encontraram uma série de bons processos de relatórios para utilizar o RPA, como relatórios sobre o desempenho do fornecedor e geração de um relatório mensal sobre todas as contas vencidas para representantes de vendas.

4.4.1.1. Os processos de relatório compilam e liberam dados ou informações para indivíduos ou grupos específicos.

4.5. Validação

4.5.1. Os processos de validação confirmam os dados em sistemas ou documentos que aderem às políticas, registros ou diretrizes estabelecidas e sinalizam quaisquer desvios. Eles são comuns em muitas funções nas organizações e são especialmente prevalentes em RH, TI e funções de conformidade e auditoria. Essas funções tiveram sucesso ao usar o RPA para processos como a confirmação do acesso de segurança a prédios de escritórios para transferências de funcionários e a validação da precisão e integridade dos relatórios de despesas.

4.5.1.1. validação confirmam os dados em sistemas ou documentos que aderem às políticas, registros ou diretrizes estabelecidas e sinalizam quaisquer desvios.

5. Beficios

5.1. Runtime - carga de trabalho

5.1.1. Redução do tempo de um processo

5.1.2. Ganho: Entrega agilidade e fideliza o cliente

5.1.3. As ferramentas RPA podem eliminar erros de digitação.

5.1.4. O trabalho automatizado tem registro de data e hora, é rastreável e auditável.

5.1.5. O software RPA pode ser mais barato do que aumentar o custo da mão de obra.

5.1.6. O RPA pode reduzir os problemas de gerenciamento de funcionários.

5.1.7. As ferramentas RPA podem ser projetadas para operar 24 horas por dia, 7 dias por semana.

5.2. ROI

5.2.1. Custo da atividade humana x Custo do robo

5.2.2. Ganho: Redução de custo direto com pessoas

5.2.2.1. A eliminação de tarefas levando à redução de horas equivalentes em tempo integral (FTE) não leva à redução de custos Reduzir o número de funcionários necessários é muito mais complexo e caro do que simplesmente reduzir a quantidade de trabalho que eles precisam fazer

5.3. Aumente a produtividade dos funcionários

5.3.1. Maior proporção de tempo gasto em tarefas "centradas no ser humano"

5.3.2. Os benefícios da interação assistida não devem ser subestimados

5.4. Melhoria da qualidade

5.4.1. Maior consistência de entrega (sem agentes "desonestos")

5.4.2. Capacidade aprimorada de planejar cronogramas de entrega (menos variação nos tempos de manuseio)

5.4.3. Libere tempo para permitir que os funcionários dediquem o tempo necessário para lidar com exceções e casos isolados de forma mais eficaz e pessoal

5.4.3.1. Satisfação do usuário com redução/eliminação de trabalho repetitivo

5.4.3.2. Valorização do colaborador

5.5. Maior flexibilidade

5.5.1. Capacidade de flexibilizar a capacidade para atender às flutuações da demanda mais rapidamente

5.6. Mitigação de risco

5.6.1. Menos pessoas com credenciais para acessar dados e sistemas confidenciais diretamente

5.6.2. Menos oportunidade de parcialidade pessoal e preconceito para contaminar a cadeia de entrega

5.7. Capacidade de demonstrar governança de processos e controles de forma mais eficaz

6. Jornada

6.1. Planejamento/Discovery

6.1.1. Descobrir -80/20

6.1.1.1. è repetitivo?

6.1.1.2. Tem uma politica?

6.1.1.3. Consome 80% do tempo dos especialistas?

6.1.1.4. Alto volume e baixa complexidade?

6.1.1.5. Dados p/ auxiliar procura:

6.1.1.5.1. Histórico chamadas

6.1.1.5.2. numero de requisições (help desck, SAC, CSC, RH, financeiro, faturamento

6.1.2. Alto volume x baixa complecidade

6.1.2.1. Fazer um workshop ou Design Sprint com áreas envolvidas

6.1.2.2. Mapear numero de passos e nível de complexidade complexidade

6.1.2.3. Calcular o RunTime

6.1.2.3.1. Redução do tempo de um processo

6.1.2.3.2. Ganho: Entrega agilidade e fideliza o cliente

6.1.2.4. Calcular e Priorizar o ROI

6.1.2.4.1. Custo da atividade humana x Custo do robo

6.1.2.4.2. Ganho: Redução de custo direto com pessoas

6.1.2.5. Saída:

6.1.2.5.1. Roadmap de execução de processos

6.2. Design

6.2.1. Desenhar e revisar o processo junto ao usuario

6.2.2. Processo detalhado diminui o retrabalho na construção dos robos

6.2.3. Usar plataforma de BPM para mapear o processo

6.2.4. Validar sempre antes de implantar

6.2.5. Dica:

6.2.5.1. Envolver responsável pelo ERP da empresa

6.2.5.2. Revisar processo do cliente e propor melhoria do processo. Não escalar um processo ruim

6.2.5.3. Compreender fluxo de informações digitais

6.3. Desenvolvimento

6.3.1. Construir Scripts

6.3.2. Integrar com sistemas e ambientes

6.3.3. Implantar alertas e avisos de falhas e exceções

6.4. Implantação

6.4.1. Treinar envolvidos

6.4.2. configurar e testar com usuários

6.4.3. liberar solução para ambiente de produção

6.5. Operação Assistida (Sustentação)

6.5.1. Suporte

6.5.1.1. Objetivo

6.5.1.1.1. Manter os robôs em operação, respeitando o proposito de concepçao

6.5.1.2. Quem faz:

6.5.1.2.1. Parceiros

6.5.1.2.2. ou TI do cliente

6.5.1.3. Possíveis Falhas

6.5.1.3.1. Experiência negativa dos clientes (robô de atendimento - URA)

6.5.1.3.2. Acumulo de processos e equipe reduzida para atende-los

6.5.1.3.3. Perda de vendas (Robô de vendas)

6.5.1.3.4. Parada de robos dependentes

6.5.2. Monitorar

6.5.2.1. Monitorar tarefa automatizada

6.5.2.2. Refinar configurações

6.5.2.3. Dica:

6.5.2.3.1. Não menosprezar esta fase. O acompanhamento desta fase é super importante para estabilizar a solução implantada

6.6. Melhorar

6.6.1. Expandir escopo

6.6.2. Redesenhar processo

6.6.3. Tornar mais agil

7. Dicas

7.1. Identificar se tem Captcha e Recaptcha

7.1.1. barreira de implantação é oportunidade de venda de serviço (usar ferramentas de terceiros)

7.2. Documentar o processo

7.2.1. Reduzir risco de turnover, auxiliar na manutenção e evolução dos processos

7.3. Contrato de suporte

7.3.1. garantir funcionamento dos robôs

7.3.1.1. processo critico

7.3.1.1.1. Faturamento

7.3.1.1.2. Atendimento a cliente

7.4. Monitorar aplicações

7.4.1. Ambiente

7.4.2. BD

7.4.3. Link

7.4.4. Aplicações

7.5. Senhas de acesso

7.5.1. Investir em aplicativo para gerenciamento de senhas (risco de sequestro de senhas e robôs)

7.5.2. Cofre de senhas

7.5.3. Lei LGPD

7.6. Governança de TI

7.6.1. Nomeie um analista de TI do cliente para fazer a analise dos requisitos e mapeamento de processo junto as áreas de negocio e depois contratar a fabrica de desenvolvimento e ser ponte de duvidas.

7.6.2. Eleger um líder de automação

7.6.2.1. Um colaborador da TI que fara ponte com as áreas de negocio

7.7. Democratize os studios (Area low code onde são feitos os robôs)

7.7.1. liberar acesso ao studio para cada usuário.

7.7.2. Treinar é incentivar os usuários a criar seus próprios fluxos

7.8. Ganhe escala na Cloud

7.8.1. Cliente paga exclusivamente pelo desenvolvimento do fluxo e não pela estrutura e processamento

7.9. Monitora os workflows

7.9.1. Dashboard para monitorar os fluxos - Semáforo (Verde funcionando, Amarelo intermitência, Vermelho - parado.

7.9.2. disparar ação para resolver o problema

7.10. API's de integração

7.10.1. Google

7.10.2. IBM

7.10.3. Leitura de OCR

7.10.4. Leitura de PDF

7.10.5. IA

7.11. Acelerar fluxos (Ganhar escala)

7.11.1. Usuários chaves treinados (desenham o processo nos studios)

7.11.2. Analista de TI do cliente (valida os fluxos)

7.11.3. RPA developer (trabalham no diferencial que os usuários não conseguiram desenvolver por falta de experiência ou conhecimento técnico)

7.12. Escalonar

7.12.1. impedimentos e falta de engajamento dos colaboradores envolvidos podem impedir o projeto